Semplificare la gestione dei rimborsi spese dei dipendenti con le carte prepagate

Il rimborso spese nei confronti dei dipendenti e dei collaboratori rappresenta per ogni azienda non solo un costo piuttosto elevato da sostenere, ma anche una situazione abbastanza complessa da gestire sotto l’aspetto amministrativo e fiscale.

Il concetto di base è piuttosto semplice: quando i dipendenti di un’azienda si trovano a dover utilizzare propri soldi per sostenere alcune spese inerenti al loro lavoro, hanno diritto a essere rimborsati direttamente in busta paga, dimostrando ovviamente che gli importi spesi riguardino effettivamente situazioni di carattere professionale.

Rimborsi spese: tutto quello che devi sapere

In genere, i rimborsi spese riguardano i costi sostenuti durante le trasferte e i viaggi effettuati per motivi di lavoro, quali possono essere i costi del carburante, delle tratte autostradali, dell’uso di trasporti pubblici o di auto a noleggio, dei servizi di ristorazione e di alloggio, delle telefonate e così via. Al rimborso spese possono avere diritto, in base agli accordi, sia i dipendenti che i collaboratori esterni e i liberi professionisti: di solito l’entità del rimborso è variabile in base al ruolo, alle mansioni e all’inquadramento del lavoratore stesso.

Le modalità di rimborso per le spese di viaggio si differenziano anche in relazione al tipo di trasferta, che può riguardare la stessa città in cui si trova la sede dell’azienda di riferimento oppure una località esterna ad essa o addirittura un paese estero.

Nel caso di trasferte la cui destinazione non preveda l’uscita dal comune in cui ha sede l’azienda, il rimborso è previsto soltanto per le spese di viaggio documentate. A tal proposito, è bene sapere che anche il rimborso chilometrico interno al comune in cui ha sede l’azienda viene considerato una spesa imponibile e deve essere effettuato avvalendosi di appositi strumenti tracciabili.

Per i lavoratori che, al contrario, devono ottenere un rimborso relativo alle trasferte avvenute al di fuori del comune in cui ha sede l’azienda, il datore di lavoro ha a disposizione diverse modalità: il pagamento di un importo forfettario, il rimborso dietro presentazione di una lista di spese oppure un sistema che preveda entrambi i metodi.

In ogni caso, i rimborsi spese per i dipendenti sono sempre causa di complicazioni e difficoltà sia per i lavoratori stessi che per le aziende, poiché rendono difficile il calcolo preciso e molto spesso non è possibile effettuare una rendicontazione completa attraverso la presentazione di documenti e ricevute. Per tale ragione, usufruire di un servizio di pagamento elettronico, che possa contribuire a velocizzare la rendicontazione dei rimborsi e ad evitare ogni rischio di errore, rappresenta oggi la soluzione ideale.

La gestione delle spese sostenute dai dipendenti attraverso l’uso delle carte aziendali, infatti, permette di avere sempre sotto controllo tutta la situazione in tempo reale, di effettuare il rimborso anche per diversi utenti e di integrare il sistema di calcolo con il proprio sistema di contabilità aziendale, con il vantaggio di una reportistica precisa, accurata e sempre aggiornata.

Le carte ricaricabili Soldo

E’ il caso, ad esempio, delle carte prepagate ricaricabili di Soldo che permettono di gestire in maniera particolarmente efficiente le spese aziendali. Si tratta di un sistema di prepagate smart collegate a un’app, che permette di semplificare la rendicontazione. Grazie alla tecnologia messa a punto dal team dell’azienda, infatti, le carte Soldo sono in grado di tracciare in modo istantaneo e capillare le transazioni, semplificando il momento della nota spese attraverso la rilevazione dei dati relativi all’importo, alla data e alla categoria merceologica della transazione.

In base al piano sottoscritto, inoltre, le carte Soldo permettono di generare dei comodi report in Excel per esportare i dati relativi alle spese aziendali, che possono essere così integrati con gli altri processi amministrativi. Tutto questo si traduce in un corposo risparmio di tempo per chi gestisce i rimborsi spese all’interno dell’azienda, specialmente nel caso questi siano frequenti. Le carte Soldo possono essere richieste direttamente online in pochi minuti e gestite tramite la comoda App.